Effizienz im Agenturalltag: Wie man Prozesse lieben lernt

Gastbeitrag von Götz Teege, Salt21

Auch wenn sich die Agenturbranche auf die Fahnen schreibt, in der digitalen Transformation ganz weit vorne zu sein – es gibt noch eine Menge Luft nach oben. Denn Digitalisierung betrifft nicht nur Meetingformate und die Produkte, die für die Kunden produziert werden, sondern auch – und mit dem größten Potenzial zur Effizienzsteigerung – die Prozesse für die Umsetzung von Kundenaufträgen.  

Die Voraussetzungen für eine Vorreiterrolle von Marketingagenturen in der Digitalisierung sind da: Die bunte Mischung aus Akademikern unterschiedlicher Bereiche wie BWL, Grafik/Design-Absolventen und Kommunikationswissenschaftlern, Quereinsteigern und seit nunmehr fast 30 Jahren auch IT-Absolventen sollte eine experimentierfreundliche und fortschrittsorientierte Haltung fördern.

Zusätzlich, oder gerade deshalb, nimmt die Branche für sich in Anspruch, modern zu sein, Kunden und Märkte zu verstehen, Trends zu erkennen und mit den neuesten Gadgets umgehen zu können.:.

Da mutet es doch ein wenig seltsam an, dass sich diese intelligente, „hippe“ Branche immer noch so schwer mit der Akzeptanz neuer, modernerer, „coolerer“, kurz: einfach besserer Arbeitsweisen tut.

Sowohl in den internen Agenturabläufen wie in der Zusammenarbeit mit dem Kunden werden immer noch unnötige Ressourcen und Gelder verschwendet oder zumindest nicht zeitgemäß eingesetzt. Dies wird in der analogen Pflege von Status und Abstimmungsterminen mit unzähligen Teilnehmern besonders deutlich. Die digitale Transformation ist noch nicht in den klassischen Projektprozessen im Marketing angekommen und schmälert nachhaltig den Ertrag der Agenturen, die zur Kompensation die Agenturbudgets erhöhen möchten.

Budgets, die für die Bespielung der immer weiterwachsenden Anzahl an Kanälen dringend benötigt würden. 

Der Schlüssel zum effizienteren Einsatz der Ressourcen, sind intelligente und konsequent angewendete Tools. Doch der Einsatz von Tools zur Optimierung der Arbeitsprozesse erfordert ein Umdenken und die Akzeptanz aller Prozessbeteiligten, die gewohnte Arbeitsweise abzulegen und sich gemeinsam auf etwas Neues einzulassen. Die Transformation hin zur digitalen Projektierung von Kampagnen/Maßnahmen ist einer der wichtigsten Bestandteile zum Projekterfolg.

Schritte zur Prozessoptimierung – und worauf man dabei achten sollte

Da Veränderungen immer erst einmal auf Widerstand stoßen, wird die Transition mit Sicherheit nicht reibungslos funktionieren, aber das Risiko lässt sich mit konzeptioneller Beteiligung aller Stakeholder: innen minimieren. 

Im ersten Schritt ist es zwingend notwendig alle Stakeholder: innen und ihre Rolle im bisherigen Prozess aufzunehmen, um daraufhin eine Dokumentation der Prozesse anzufertigen, z.B. in Swimlanes und einer RACI-Matrix. 

Mit Sicherheit ist im bisherigen Prozess nicht alles schlecht – die Dokumentation der bisherigen Prozesse ermöglicht dem Projektteam, (digitale) Optimierungspotentiale veranschaulicht darzustellen und die Anforderungen jedes Einzelnen abzuholen, um daraus – im zweiten Schritt – einen neuen, idealtypischen Prozess zu erstellen.

Auf dieser Basis der Anforderungen sollte im dritten Schritt das richtige Tool evaluiert werden. Hier empfiehlt es sich, auf Industrie-Standards, wie z.B. Atlassian (Confluence & Jira) oder auch Trello zu setzen, da sie die potenzielle toolbasierte Zusammenarbeit mit Dritten enorm vereinfachen oder erst ermöglichen.

Sobald die Entscheidung für ein geeignetes System getroffen ist, lassen sich die Tools in wenigen Schritten auf Basis der individuellen Anforderungen ohne aufwändige Programmierung konfigurieren; die Basis hierzu bilden die idealtypischen neuen Prozesse. Für komplexe Infrastrukturen sollte allerdings auf den Systemsupport zurückgegriffen werden.

Add-ons für weitere Optimierungen 

Die bekannten Jobhandling-Tools sind ohne Probleme erweiterbar durch Datentransfer-Clouds, wie z.B. Google Drive oder Box. Zusätzlich ist eine Integration von Abstimmungstools, wie z.B. frame.io zu empfehlen, in dem man Feedback von unterschiedlichen Projektbeteiligten toolgestützt konsolidieren, sowie Abstimmungsschleifen dokumentieren und somit auf ein Minimum reduzieren kann. 

Durch die veranschaulichte Prozess-Dokumentation lassen sich die digitalen Prozesse in nur wenigen Schritten und/oder phasenweise in bestehende Teamstrukturen implementieren. 

Arbeitsschritte, die in der Vergangenheit viel Zeit und Ressourcen in Anspruch genommen haben, wie z.B. die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: innen, die Pflege von Statuslisten, Urlaubsübergaben und/ oder aufwändige Freigabeprozesse fallen komplett weg und werden digital über das Tool-Setup gelöst. Sobald auch die größten Skeptiker:innen realisieren, wie die neuen Tools den Arbeitsalltag erleichtern, wird diese digitale Transformation zum vollen Erfolg für alle Beteiligten.

Messbare Einsparungen

Wir haben diesen Ansatz sowohl intern auf Agenturseite als auch extern in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden mit verschiedensten Anforderungen bereits mehrmals erfolgreich implementieren dürfen. Das Einsparungspotential auf beiden Seiten ist enorm, lässt sich über Dashboarding direkt messen und nach Bedarf kontinuierlich optimieren.

Nach anfänglichen Bedenken haben in der Regel dann alle Beteiligten die Vorteile erkannt und schätzen gelernt. So ist das mit Veränderungen….